Functieprofiel secretaris

De secretaris wordt vaak gekarakteriseerd als het geheugen en het geweten van de organisatie.
Als zodanig is hi/zij een van de bestuurlijke pijlers waar de organisatie op rust. Hij/zij schept er genoegen in en haalt er voldoening uit om zaken correct en ordelijk vast te leggen en te onderhouden. Als spin in het informatie-web voelt hij/zij zich gewaardeerd en volledig op zijn plaats.

Taken en verantwoordelijkheden van de secretaris DB

• Het opzetten en bijhouden van een centraal archief, waarin alle de organisatie aangaande stukken ordelijk en toegankelijk worden opgeslagen.
• Het opzetten en bijhouden van een vrijwilligersadministratie met de daarbij behorende overeenkomsten.
• Het zo nodig aanpassen en actueel houden van de inschrijving Handelsregister KvK.
• Het samen met de voorzitter voorbereiden van vergaderingen en het opstellen van de agenda hiervoor.
• Het maken van verslagen van Algemeen Bestuurs- en Dagelijks Bestuur vergaderingen.
• Het samen met de andere leden van het Dagelijks Bestuur voorbereiden van beleidsstukken en jaarverslagen.
• Het voorleggen en/of beantwoorden van binnengekomen post.
• Het onderhouden van de communicatie met de afdelingssecretariaten over algemeen secretariële zaken.

Kennis en vaardigheden

De secretaris is sociaal vaardig, heeft affiniteit met het ouderenwerk en voelt zich verbonden . met de organisatie. Hij/zij heeft een dienstverlenende instelling en is prima in staat om in teamverband te functioneren. Naast goede contactuele eigenschappen beschikt hij/zij over de benodigde mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Organisatievermogen is onontbeerlijk en bestuurlijke ervaring is aan te bevelen. Kennis van geautomatiseerde systemen, internet en e-mail is vereist.